ДСТУ 4163:2020 встановлює рекомендовані вимоги та визначає, що всі документи юридичних осіб (посадові інструкції, накази, довідки тощо) повинні бути оформлені згідно зі стандартизованими вимогами. Зроблено це для того, аби уніфікувати документацію та зробити обробку даних швидшою. Деякі вимоги до оформлення документів є добровільними, а деякі — обов’язковими. Школа бізнесу Нова пошта розповіла, як оформити документацію та які порушення є найпоширенішими.
Мінімальні вимоги до форми та змісту
З 2021 року вимоги УкрНДНЦ оновили й деталізували: більше не потрібно «вгадувати», що та де розміщувати, а просто слідувати прямим інструкціям. Ділимось основними такими вимогами:
- Оформлення тексту. Рекомендується використовувати шрифт Times New Roman (12–14 кегль). Якщо обсяг тексту великий (наприклад, Політика конфіденційності), кегль дозволено зменшувати до 8–12. Стандартний міжрядковий інтервал — 1–1,5, а між заголовками — 1,5–3.
- Заголовки. Заголовок до тексту документа повинен бути коротким (до 5 рядків) і змістовним. Його розміщують з лівого боку сторінки. Кожен розділ документа нумерується арабськими цифрами з крапкою, наприклад, 1.5. Оформляється заголовок відповідним напівжирним стилем без підкреслень.
- Мова та стиль. Всі документи повинні бути написані українською мовою. Стиль — діловий, без жаргонів, сленгу чи русизмів.
- Реквізити. Кожен документ повинен містити дані про як мінімум саму юридичну особу (повне найменування, ЄДРПОУ або РНОКПП, підпис тощо), а як максимум — про всі сторони договору.
- Конкретика. Зазначається, що в тексті має міститися повна вичерпна інформація (наприклад, не «консультаційні послуги», а «Консультація з налаштування РРО згідно з рахунком № 12») та мінімум загальних формулювань.
Текст стандарту ДСТУ 4163:2020 є інтелектуальною власністю держави: щоб отримати повну версію, потрібно звернутися до офіційних агентів та оплатити послугу.
Поширені порушення
Так, деякі матеріали стандартизувати не обов’язково, проте більшість загальних документів ДПС все ж перевіряє та нерідко штрафує підприємців за невідповідність вимогам УкрНДНЦ. Серед поширених порушень:
Цифрове датування. Навіть проста заміна крапок на тире в даті (2026-01-15 замість 15.01.2026) стане причиною помилки розпізнавання системою, а отже призведе до недійсності документа.
Порушення полів. Стандарт вимагає чітких відступів (ліве — 30 мм, праве — 10 мм, а верхнє та нижнє — 20 мм). Документи з текстом, який починається прямо з боку аркуша, часто не приймаються архівами та можуть бути відхилені судом (бо його навіть не закріпиш в теці через близькість тексту до меж).
Відсутність завірення. Згідно зі стандартом, всі додатки та копії повинні бути завірені належним чином (напис «Згідно з оригіналом», назва посади, підпис, ім’я та прізвище). Якщо цього не буде, копія не буде вважатися справжньою та дійсною.
